Szerző: RSM Hungary Adótanácsadó, 2022
Eredeti cikk: https://www.rsm.hu/blog/berszamfejtes/2022/09/digitalizacio-es-berszamfejtes-nem-ordogtol-valo
A bérszámfejtés havonta ismétlődő feladata terén is fontos a digitalizáció, mely csökkenti a hibákat, könnyebben garantálható a mindenkori jogszabályi megfelelés és a pontos időzítés. Az elvárások a kisebb és nagyobb cégeknél is nőnek, egy külső bérszámfejtés lökést adhat a technológiai előrelépésnek, vagy megoldhatja távolról a TB kifizetőhelyi feladatokat.
A kiszervezett bérszámfejtés terén is a papírmentességre törekszünk, minden fél számára érték és idő, hogy személyes érintkezés nélkül fel tudjuk dolgozni a kapott adatokat, és a lehető legkisebb hibaszázalékkal alakítjuk ezeket „eredménnyé”. Ma már van lehetőség arra, hogy digitális mederben tartsuk a bérszámfejtéshez szükséges adatáramlást, ha kell adatokat importálunk, online időadat nyilvántartóval dolgozunk, vagy vezetünk be a partnereinknél. A manuális adatfeldolgozás minimalizálása mellett ugyanakkor az emberi tényező szerepe továbbra is megmarad, elsősorban az ellenőrzésben. Akármilyen megoldást is alkalmazunk, teljes mértékben nem lehet robotizálni a bérszámfejtési folyamatot, a jó digitális eszközök és a humán ellenőrzés kettőse együtt hoz hatékony megoldást, minimális hibaszázalékot.
A bérszámfejtési alapadatok automatikusan kerülhetnek be a rendszerbe?
Szerencsés, ha egy bérszámfejtési szolgáltató sokféle bérszámfejtő rendszert ismer és többféle szoftvert is használ. Így lehetőség van arra, hogy a konkrét igények alapján el tudja dönteni, hogy melyik a megfelelőbb egy adott szervezet és folyamatai esetében. Bár a bérszámfejtési rendszerek hasonlók, de eltérő az erősségük, a komplexitásuk, itt is folyamatosak a fejlesztések, ezért elengedhetetlen a bérszámfejtőket is képezni e téren.
Ma már egyre ritkább, hogy alapadatok manuálisan kerüljenek be a rendszerekbe, a társaságok is hozzászoktak minden téren az adatokhoz, vagy ha még nem hát fel lehet hívni a figyelmet a digitális bérszámfejtési adatkezelés, adatfeldolgozás előnyeire. Természetesen a megfelelő biztonsági háttér mellett. A cégek is értékelik, ha hatékonyabb és pontosabb szolgáltatást kapnak, ami akkor garantálható, ha az adatgyűjtés tekintetében nincs szükség manualitásra a bérszámfejtők részéről.
Nem okoz problémát a bérszámfejtésben a különböző rendszerek összehangolása?
Természetesen vannak különbségek a programok között, egy jó szolgáltató azért is dolgozik több szoftverrel, hogy a legeredményesebb megoldást tudja nyújtani az ügyfelének.
Alapvetően nem okoz problémát több rendszer összekapcsolása sem, hiszen például egy önálló időadat-nyilvántartó képes kommunikálni a nagyobb bérszámfejtési szoftverekkel. Bármelyik bérszámfejtő programból kinyerhető olyan formában az adat, hogy az inputként tovább vihető legyen. Emellett a kollégák folyamatos fejlesztése is fontos, hogy minél hatékonyabban tudják elvégezni a havi bérszámfejtési feladatokat.
Van olyan cégméret, amelytől kötelező, vagy ajánlott a digitalizáció a bérszámfejtési folyamatban?
A digitális alapokra helyezett bérszámfejtés mindenhol megkönnyítheti az életet, a cég sajátosságait figyelembevéve kell ehhez a megfelelő eszközöket, modulokat kiválasztani a piacról. Az lenne az ideális, ha minden társaság használna valamilyen időadat nyilvántartó rendszert. Erre azonban nincs semmilyen létszámi kötelezettség, sem törvényi előírás, de a praktikum emellett szól, és jó úton haladunk. A jelenléti ív vezetése a mai napig nyűg a munkáltatóknak, saját életüket könnyítik meg a papíralapot kiváltó online applikációt is kínáló megoldásokkal.
Így a bérszámfejtési adatok is követhetőbbé válnak, hiszen egyszerűbben kinyerhetőek az adatokat, gyorsabb az ellenőrzés és biztosabban kiszűrhetők például a helytelen munkaidő beosztások. A nagyobb és kisebb cégeknél is egyre komolyabbak az elvárások a munkaidő nyilvántartás és azok jogszabályi megfelelés biztosítása kapcsán.
Miért jó a digitális időadat nyilvántartó bevezetése?
A digitális időadat nyilvántartó tulajdonképpen egy digitális jelenléti ív. Számos előnye lehet, például több funkciót automatizáltan is tud kezelni, így például a szabadság engedélyezést, a távollét rögzítését. Az automatikus jogszabálykövetés ezen rendszerek sajátja, így figyelmezteti a felhasználót, ha valamely jogszabálynak nem megfelelő adatot akar felvinni. Legyen szó egy 15 órás munkanapról, egy pihenőidő lerövidítéséről. Ha a rendszerben rögzített személyes adatok helyesek, a szabadságok, tényleges időadatok, műszak pótlékok stb. megfelelőek, akkor a bérkalkulációk is pontosabban tudnak elkészülni, ami mind a munkáltatók, mind a munkavállalók számára fontos output.
A fizetésen kívüli munkavállalói juttatásoknál (táppénz, gyed, gyes) lehet digitalizálni az adatokat?
A táppénz, gyed, és gyes havi adatszolgáltatása elektronikus alapon működik (postai feladás is lehetséges),de még igen sok a manuális tevékenység a társadalombiztosítás területén. Az egyéb juttatásokról az ügyfelektől már digitálisan be lehet gyűjteni az adatokat. Utóbbi esetben az adatimport kiválóan működik, az adatokba nem kell belenyúlni, így pontosan azok az adatok kerülnek be a rendszerekbe, amit egy-egy partner szolgáltat.
A TB kifizetőhelyek mennyire tudnak megfelelni az elvárásoknak a gyors, digitális változások miatt?
A speciális, társadalombiztosítási kifizetőhelyi kötelezettségeket a törvény írja elő, a tartósan 100 fő feletti munkavállalót foglalkoztató munkáltatók esetében.
Az elmúlt két évben megháromszorozódott a partnereink körében a TB kifizetőhelyek kötelezettségek terén a támogatási igény.
Mivel a társadalombiztosítási feladatok elvégzése egy önálló, szakképesítéshez kötött terület, azt tapasztaljuk, hogy ha nincs meg a megfelelő szakember házon belül, akkor a kiszervezés hatékonyan tud segíteni. TB szakértőink akár távoli hozzáféréssel is tudják számfejteni ezeket a munkahelyi kifizetéseket, így a TB kifizetőhelyi feladatokat mi végezzük el, a belső bérszámfejtő mellett, a munkáltató pedig biztonságban van, tudja, megfelel a törvényi előírásoknak.
A TB kifizető helyi feladatok önállóan kezelhetők, tanácsadóink számos programot ismernek, használnak a törvényi előírásoknak megfelelően. Fontos a rendszerek naprakész ismerete, mivel mi több bérszámfejtő program kifizetőhelyi moduljával dolgozunk, több programot is szorosan nyomon követünk. Fontos, hogy minél több olyan lehetőséget ismerjünk meg és/vagy fejlesszünk, akár cégen belül is, amivel a digitalizáció segíti a munkánkat.