Szerző: Budai Mátyás, RSM Hungary Adótanácsadó, 2022
Eredeti cikk: https://www.rsm.hu/blog/online-szamla/2022/05/igy-elozze-meg-a-nav-adoellenorzeseket

A NAV nemrég megjelent adóellenőrzési terve szerint idén kiemelt figyelmet fordít az Online Számla Rendszer adatai alapján történő kockázatelemzésre.

Adóellenőrzési kockázatok számlakiállítói oldalon

A számlázóprogramok, modulok magyar adózási jogszabályoknak történő megfeleltetése nem mindig könnyű feladat. Különösen a külföldi ERP vagy egyedi vállalatirányítási rendszert fejlesztők és használók körénél figyelhetőek meg azok az integrálási problémák, amelyek később adatszolgáltatási eltérésekhez, hiányosságokhoz vezetnek.

Online számla ellenőrzés és hibajavítás: ezekre figyeljen számlakiállítóként

1.  Online számla ellenőrzés: előzetes felülvizsgálat

Nem titok, hogy a NAV monitorozza az online számla adatszolgáltatások minőségét. Azok a társaságok számíthatnak nagy valószínűséggel jogkövetési vizsgálatra vagy adóellenőrzésre, melyek online számlajelentései rendszeresen hibára, elutasításra futnak. Az előzetes felülvizsgálat elmulasztása az alábbi esetekben jelent kockázatot:

  • számlázóprogram váltásakor
  • újfajta tranzakció számlázása előtt
  • NAV xml sémaváltáskor

Fontos kiemelni, hogy a számlaadatok előzetes ellenőrzése csak tesztelési fázisban lehetséges, különben sérül az online számla adatszolgáltatás azonnaliságára és emberi beavatkozás nélküliségére vonatkozó előírás.

2. Online számla hibajavítás: utólagos ellenőrzés

Bár az online számlázási folyamat javítása az adóhatóságtól kapott hibaüzenetek alapján általában egyértelmű, azt kevesen tudják, hogy a hiba nélkül befogatott számlajelentés önmagában még nem jelent pontos adatszolgáltatást.

A hibátlan számlajelentéshez az szükséges, hogy a vállalatirányítási rendszerben, számlázóprogramban és a NAV Online Számla Rendszerében lévő adatok megegyezzenek. Az eltérés legtöbbször olyan technikai vagy adminisztratív hibákra vezethető vissza, mint például:

  • egy hibásan bekategorizált vevő
  • egy félreütött adószám
  • egy rosszul bekódolt termék
  • hibás mentességi kód alkalmazása
  • vagy helytelen paraméterezés, beállítás

Az adóhatóság az esetleges adóhiány feltérképezéséhez a beadott áfabevallásokat és a kapcsolódó időszaki online számla jelentéseket veszi alapul. Amennyiben az értékesítési oldal összesített áfa-értéke az Online Számla Rendszerben magasabb, mint amit a társaság bevallott és megfizetett, az áfakülönbözet feltárása miatt a vállalkozást felkereshetik.

Gyakori hiba, hogy a számla teljesítési dátuma és az online számlában jelentett teljesítési dátum között eltérés mutatkozik, mely könnyen eredhet a helytelen paraméterezési beállítások miatt bekövetkező pontatlan adatszolgáltatásból. Ahogy a társaság a számlaadat alapján állapítja meg a számla áfafizetési kötelezettségének dátumát és egyben a bevallási időszakot, úgy az adóhatóság az online számla adatokra támaszkodva teszi ugyanezt. A kettő közötti eltérés a bevallási időszakban és az összesített áfa-értékben egyaránt megmutatkozik.

A NAV a helytelen és a hiányzó adatszolgáltatást nem különbözteti meg egymástól. Mindkét esetet ugyanolyan mértékben, számlánként akár 500.000 forintos bírsággal sújthatja.

Ismerje meg az online számla ellenőrzés és hibajavítás legjobb gyakorlatát!

Adóellenőrzési kockázatok számlabefogadói oldalon

A legtöbb esetben nincs ráhatásunk arra, hogy a partnerünk pontos adatokat továbbít-e a felénk kiállított számláról, viszont az, hogy az áfabevallás belföldi összesítő jelentésében helyes számlainformációkat tüntetünk fel, már csak rajtunk múlik.

Felülvizsgálni pedig érdemes, mert a NAV mindkét fél ajtaján kopogtathat, ha eltérést talál a benyújtott M-lapok és a partner online számla jelentései között.

Az M-lapok rejtett buktatói: ezekre figyeljen számlabefogadóként

Az áfaösszesítő jelentés és az Online Számla Rendszer adatai a leggyakrabban a következő esetek miatt térnek el:

  • a számla kelte került a teljesítési dátum helyére
  • könyvelésbe ténylegesen nem a számlán lévő teljesítési dátum került be, így az M-lapon lévő dátum is hibásan szerepel
  • az arányosított, levonásba helyezett összeg szerepel az M-lapon a számla teljes áfatartalma helyett
  • a végszámla speciális jelölését nem alkalmazták
  • nem a partner csoportos azonosító számát tüntették fel

Kerülje el a NAV radarját!

Még az adóhatóság megkeresése előtt érdemes ellenőrizni, hogy a kiállítói vagy a befogadói oldalon történt-e adatszolgáltatási hiba. Így a javító intézkedések még az előtt megtehetők, hogy az adóhatóságnak feltűnne a probléma, azaz:

  • helyesbíthetjük az M-lapjainkat (bár javasolt a bevallási lapok készítése során megtenni az ellenőrzéseket, és pontos M-lapokat továbbítani az adóhatóság felé);
  • felhívhatjuk a partnerünk figyelmét számlajelentés javítására, de nyilvántartást is vezethetünk a kérdéses tételekről.

Ön szereti az adminisztrációt?

Az Online Számla Rendszer bevezetése egyszerre jelent kihívást és lehetőséget a társaságok számára. Annyi biztos, hogy növeli a transzparenciát, és az így elérhetővé tett adatok olyan innovációra adnak lehetőséget, melyek számlakiállítói és számlabefogadói oldalon az adminisztráció csökkentésével és automatizálással egyaránt időt és energiát szabadíthatnak fel.

A számlaadat eltéréseket ma már nem szükséges manuálisan kibogozni. A technológia nemcsak a NAV, hanem társaságok oldalán is rendelkezésre áll, lehetővé téve az online számla auditot és hibajavítást, illetve az automatizált M-lap generálást.